Menuju Smart School Management System Muhammadiyah
Menuju Smart School Management System Muhammadiyah
Oleh: Made Dike Julianitakasih Ilyasa, MPd, Kepala Sekolah SMP Muhammadiyah Green School (MGS) Gamping
Seorang kepala sekolah seketika terlonjak dari tidur lelapnya saat melihat timbunan pop-up notification WA di ponsel pada pagi hari. Pesan pertama berbunyi: “Bu Bendahara menghilang. Kami dan beberapa guru masih mencari.” Kemudian muncul pesan-pesan lain, ditutup oleh satu pesan yang dikirim menjelang tengah malam tadi, “Alhamdulillah beliau sudah ketemu, ternyata di masjid. Setelah saya ajak bicara, ternyata beliau merasa down karena evaluasi kinerja kemarin.”
Evaluasi Kinerja Tahunan memuat seperangkat instrumen evaluasi yang rutin dilangsungkan satu tahun sekali dan diisi oleh seluruh elemen sekolah; termasuk wali murid. Dalam suatu pertanyaan terbuka tentang evaluasi kinerja guru, beberapa wali murid menyatakan komplain karena lambatnya respon bendahara sekolah terkait konfirmasi pembayaran SPP anak. Akibatnya, pembayaran SPP kerap tertunda, operasional tidak lancar, dan kinerja bendara tersebut semakin menurun setelahnya.
Kasus di atas hanyalah sebagian kecil dari implikasi beban administrasi sekolah yang menumpuk dan tidak terselesaikan. Bukan rahasia lagi bahwa guru sering mengerjakan tugas di luar jam kerja. Mengerjakan modul ajar bermalam-malam, merampungkan lembar kerja peserta didik sampai dini hari, melewatkan waktu tidur demi mengoreksi ujian. Semua itu hampir tidak mungkin cukup dilakukan di jam sekolah.
Bagaimana mungkin cukup? Sebab baru saja duduk di kantor seusai mengajar di kelas dengan kondisi murid beragam (ada yang memperhatikan, sebagian asyik mengobrol dengan teman, lebih banyak yang tertidur), sudah ada laporan dari murid lain yang berkelahi. Padahal, guru juga manusia dan bagian dari masyarakat. Mereka punya keluarga di rumah yang membutuhkan kehadiran mereka secara utuh, bukan sisa-sisa tenaga yang lelah dan membawa PR administrasi ke rumah yang semestinya menjadi tempat pulang.
Kesenjangan Pemanfaatan AI
Kehadiran Artificial Intelligence (AI) dalam kehidupan sehari-hari rupanya lebih banyak dimanfaatkan murid daripada sekolah dalam konteks sistem manajemen. Ketika guru memberi tugas untuk dikerjakan di rumah atau menyelenggarakan asesmen bersifat paperless, murid dengan mudah bertanya pada Generative AI (GenAI) untuk menyelesaikan soal-soal. Sering tanpa kata “tolong” dan “terima kasih”, yang tentu saja tidak dipermasalahkan oleh kecerdasan buatan tersebut. Bagaimanapun, GenAI tidak merasa bertanggung jawab untuk membiasakan budaya sopan santun. Pertanyaannya: berapa banyak sekolah Muhammadiyah yang sudah memanfaatkan AI dalam mengorganisir administrasi secara terpadu?
Majelis Tarjih dan Tajdid Muhammadiyah melalui Munas XXXIII Tarjih Muhammadiyah di Surabaya sangat tepat mengusung tema “Meneguhkan Akidah, Memperindah Akhlak, Menguatkan Ibadah dan Memberdayakan Umat untuk Peradaban Berkemajuan”. Istilah “Islam Berkemajuan” sudah sejak lama digaungkan secara masif, tepatnya pada Muktamar Muhammadiyah ke-46 di Yogyakarta tahun 2010. Sejak itu pula hingga saat ini, Muhammadiyah terus melakukan agenda perubahan yang memajukan berbagai aspek, termasuk pendidikan. Namun belakangan, kebutuhan teknis di lapangan untuk beradaptasi dalam digitalisasi pendidikan menuntut Muhammadiyah bergerak lebih cepat dan tepat sasaran agar guru di sekolah dapat menjalankan peran utamanya sebagai pendidik dengan optimal.
Kelelahan mental yang dialami oleh guru, atau lebih dikenal dengan istilah burnout, merupakan tantangan yang umum dijumpai di sekolah. Beberapa penelitian terkini kaitannya dengan kepemimpinan digital dan AI dalam organisasi menurut Bushweller (2020), Skaalvik (2020), serta Adams dan Thompson (2025) memperkuat argumentasi tersebut. Salah satu penyebabnya adalah beban administrasi yang terus berulang dan memakan waktu. Fokus utama guru untuk menjadi fasilitator bagi proses pembelajaran murid pun akhirnya terdistraksi dengan tugas administrasi yang tak kunjung selesai.
Belum cukup sampai di situ, tidak sedikit orang tua yang merasa pihak sekolah berkomunikasi dengan mereka hanya ketika anak terlibat masalah, mengalami kendala dalam mengikuti pembelajaran, atau belum menyelesaikan tagihan pembayaran. Treatment pada murid yang dilakukan tanpa berbasis data, alokasi anggaran yang tidak transparan—semuanya dikarenakan sekolah belum memaksimalkan pemanfaatan AI dalam sistem manajemen. Di sinilah urgensi AI sebagai asisten dan alat untuk mengerjakan tugas rutin sehingga pemimpin di sekolah punya waktu untuk hal-hal yang membutuhkan keterampilan manusiawi dan kecerdasan sosial seperti kepemimpinan instruksional, pendampingan guru, membangun budaya kolaboratif, dan hubungan yang bermakna dengan orang tua.
Smart School Management System Muhammadiyah
Menuju sistem manajemen sekolah yang cerdas (Smart School Management System / SSMS) barangkali terdengar rumit dan bagi sebagian pihak—terkesan musykil. Hal itu bisa saja terjadi sebab memang tidak mudah untuk keluar dari rutinitas yang dikenal apalagi dilakukan bertahun-tahun, dalam hal ini menuntaskan pekerjaan administrasi secara manual dan konvensional. Allah SwT menekankan pentingnya akuntabilitas yang dicerminkan oleh sifat amanah sebagaimana termaktub dalam Q.S. Al-Qasas ayat 26:
قَالَتْ إِحْدَىٰهُمَا يَـٰٓأَبَتِ ٱسْتَـْٔجِرْهُ ۖ إِنَّ خَيْرَ مَنِ ٱسْتَـْٔجَرْتَ ٱلْقَوِىُّ ٱلْأَمِينُ
Dan salah seorang dari kedua (perempuan) itu berkata, “Wahai ayahku! Jadikanlah dia sebagai pekerja (pada kita), sesungguhnya orang paling baik yang engkau ambil sebagai pekerja (pada kita) ialah orang yang kuat dan dapat dipercaya.”
Akuntabilitas sekolah juga didukung oleh transparansi pencatatan administrasi yang baik. Meski tidak spesifik menyebutkan administrasi di sekolah, keharusan mencatat transaksi dengan transparan dijelaskan dalam Q.S. Al-Baqarah ayat 282:
يَـٰٓأَيُّهَا ٱلَّذِينَ ءَامَنُوٓا۟ إِذَا تَدَايَنتُم بِدَيْنٍ إِلَىٰٓ أَجَلٍ مُّسَمًّى فَٱكْتُبُوهُ ۚ وَلْيَكْتُب بَّيْنَكُمْ كَاتِبٌۢ بِٱلْعَدْلِ ۚ
“Wahai orang-orang yang beriman! Apabila kamu melakukan utang piutang untuk waktu yang ditentukan, hendaklah kamu menuliskannya. Dan hendaklah seorang penulis di antara kamu menuliskannya dengan benar…”
Prinsip akuntabilitas dan transparansi selayaknya menjadi landasan realisasi dan pengoperasian SSMS. Dengan demikian, sebenarnya banyak tugas administrasi yang mampu dikelola secara integratif dan terpadu dalam satu platform SSMS tersebut. Misalnya otomasi pelaporan dalam hal penyusunan jadwal Kegiatan Belajar Mengajar (KBM). Bila selama ini wakil kepala sekolah bidang kurikulum selalu pusing dan begadang mengakali jadwal KBM yang bentrok, maka AI dalam bentuk SSMS bisa dengan cepat membuatkan jadwal yang efektif dan merata.
Pelaporan perkembangan hasil belajar murid pun menjadi lebih mudah. Laporan disusun secara otomatis oleh sistem berdasarkan rekapitulasi nilai, kehadiran, dan catatan perilaku; kemudian sistem merumuskan analisis beserta saran intervensi akademik yang paling sesuai dengan kebutuhan, lalu mengirimkannya secara berkala kepada orang tua. Laporan juga bisa tercatat secara otomatis di SSMS dan dapat diakses oleh orang tua menggunakan ID dan password yang terpersonalisasi. Setelah murid lulus dari sekolah, mereka langsung terdata di peta persebaran alumni.
Guru nantinya memperoleh rekomendasi dari sistem mengenai materi yang perlu diulang atau pendekatan pembelajaran yang cocok untuk topik dan kelompok murid tertentu berdasarkan laporan perkembangan hasil belajar. SSMS, melalui WA yang terintegrasi, melayani pertanyaan dari orang tua seputar informasi pendaftaran sekolah, rincian biaya, kalender akademik, dan informasi umum lainnya. Maka guru tidak perlu khawatir lagi akan terlambat dalam merespons yang berakibat pada keengganan calon wali murid untuk mendaftarkan anaknya ke sekolah tersebut, atau bahkan menurunnya tingkat kepercayaan orang tua terhadap mutu sekolah.
SSMS juga mencakup manajemen sarana dan inventaris, sehingga terdata dengan pasti jadwal pemeliharaan fasilitas sekolah, termasuk notifikasi pengingat pada waktu tertentu yang telah diatur. Sama halnya dengan pembayaran tagihan murid. Orang tua dapat mengecek pembayaran yang sudah dilakukan ataupun belum, dan setiap tanggal tertentu, SSMS akan mengirimkan tagihan sesuai nominal yang belum ditunaikan. Seluruh rekapitulasi pencatatan keuangan setiap bulan dibuatkan analisis dan rekomendasi oleh sistem, sehingga memudahkan stakeholders di sekolah dalam menentukan kebijakan selanjutnya.
Bukan tidak mungkin penerapan SSMS akan menghadapi tantangan dan resistensi dari berbagai pihak, terutama apabila SDM di sekolah itu sendiri malas berbenah karena implementasinya memerlukan ketekunan, kesabaran, dan ketelitian tinggi. Resiko kebocoran data dan ketergantungan berlebihan pada AI yang memicu kurangnya pemahaman konteks permasalahan secara komprehensif pun menjadi pertimbangan dalam menerapkan SSMS.
Namun, barangkali sudah saatnya kita merenungkan pernyataan Van Quaquebeke dan Gerpott, peneliti di bidang kepemimpinan dan perilaku organisasi: “The question is not anymore whether AI will play a role in leadership, the question is whether we will still play a role. And if so, what role that might be?”